Impact verhalen van collega's

Wat Jeff & Joachim bij ons doen heeft impact

Jeff & Joachim ontwikkelden een nieuwe planningsmethode om onze zakelijke klanten beter te bedienen

Als Allround Planners analyseren wij, Jeff en Joachim, het proces van de afdeling Customer Service Planning. De afdeling zorgt voor een efficiënte planning waardoor we de kans zo klein mogelijk houden dat onze klanten niet kunnen worden geholpen. We ondersteunen de operators in de buitendienst die bij de grote bedrijven onze koffieautomaten bijvullen met koffie en onze technici die storingen aan de machines oplossen. 

 

Wij werken constant aan efficiëntie. Een voorbeeld daarvan is een nieuwe planningsmethode die we hebben geïntroduceerd. De eerste stap was het definiëren en meten van onze KPI’s. Dit bespreken we vervolgens iedere dag met onze leidinggevenden en CR collega’s, zodat ook zij op de hoogte zijn van wat er speelt in het land. 

 

Na het in kaart brengen en meten van deze indicatoren zijn we uiteraard onderzoek gaan doen naar mogelijke verbeterpunten op onze afdeling. Ten eerste viel het ons op dat er flink wat administratieve handelingen nodig bleken te zijn voor het maken van de routeplanning voor de buitendienst. Daarnaast vonden we deze methode niet overzichtelijk. Kortom, genoeg ruimte voor verbetering. 

 

De introductie van onze nieuwe planningsmethode maakt het mogelijk om jobs in bulk aan monteurs toe te kennen in het informatiesysteem. Dit reduceert het aantal administratieve handelingen enorm, waardoor er meer tijd over blijft voor andere plannings-gerelateerde werkzaamheden. Ten tweede gaat het plannen veel sneller en daardoor kunnen we later op de dag beginnen met plannen. Dit zorg voor een completer overzicht in de openstaande storingen, waardoor wij betere keuzes kunnen maken. Uiteindelijk resulteert dit in efficiëntere routeplanning. 

 

Een ander voorbeeld van een verbeterslag binnen ons proces zijn de verschillende type werkzaamheden die we in ons systeem invoeren. Bijvoorbeeld “preventief onderhoud”, “storingen” en “modificaties”. Voorheen ontbrak het overzicht tussen deze servicejobs, dus daarom hebben wij het initiatief genomen en de afdeling Business Reporting om hulp gevraagd. Samen met hun zijn wij tot een tool gekomen die inzicht biedt in te combineren services. Denk hierbij aan verschillende werkzaamheden bij machines in dezelfde straat of zelfs kantoorpand! Het hoofddoel van dit project is om de effectiviteit en efficiëntie van de buitendienst te verhogen; dit zal zich uitten in een toename van de sleuteltijd en een reductie van de reistijd van de buitendienst. De komende periode gaan we met ons team testen of de tool daadwerkelijk het gewenste effect heeft.